VIET/MANAGEMENT

VIETMANA ERP là phần mềm dành cho doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động hàng ngày của mình như mua hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý thông tin khách hàng, quản lý tài chính... VIETMANA ERP được thiết kế để phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại. Chúng tôi xin giới thiệu cụ thể hơn về phần mềm ERP là gì và các các chức năng của phần mềm như sau

1. Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một công cụ tin học dùng để ghi chép các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Ví dụ, trước đây một doanh nghiệp truyền thống phải quản lý hoạt động mua hàng, bán hàng,... trên giấy tờ và sổ sách kế toán thì ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin các hoạt động này được diễn ra hoàn toàn trên phần mềm máy tính. Hơn nữa, việc ghi chép trên sổ sách cũng có rất nhiều bất tiện như là có thể bị hư hỏng, thất lạc, không đồng bộ giữa các phòng ban, tìm kiếm rất khó khăn. Chính vì vậy việc số hóa các tài liệu nói chung hay việc sử dụng ERP trong quản lý nói riêng là để loại bỏ các nhược điểm đó giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp trong mấy thập kỷ vừa qua, các nhà nghiên cứu đã đúc kết lại các đặc tính cần có của một hệ thống ERP như sau:

- Thứ nhất, phần mềm ERP ghi lại các hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên khi làm việc đều phải nhập dữ liệu vào phần mềm. Ví dụ nhân viên bán hàng thì nhập dữ liệu về đơn hàng. Nhân viên chăm sóc khách hàng thì nhập dữ liệu chăm sóc khách hàng như hôm nay gọi cho ai, tư vấn về nội dung gì,... Nhân viên kế toán thì nhập thông tin về hóa đơn,... Với cách phân chia công việc (phân quyền) rõ ràng cho từng nhân viên, hệ thống sẽ bảo đảm tính minh bạch của doanh nghiệp, mọi hoạt động đều ghi nhận trong hệ thống, mọi nhân viên phải tuân thủ quy định.

- Thứ hai, phần mềm ERP giúp tích hợp tất cả các phòng ban trong một cơ sở dữ liệu giúp cho việc trao đổi thông tin thuận tiện hơn. Tại sao việc tích hợp này lại là một đặc tính quan trọng? Lý do là vì trước đây, ví dụ khi khách hàng đặt hàng một sản phẩm thì nhân viên bán hàng phải liên lạc với bộ phận kho hàng để kiểm tra xem hàng có còn hay không. Nhưng với hệ thống ERP thì nhân viên bán hàng chỉ cần truy cập vào phần mềm là có thể xem ngay được thông tin tồn kho của sản phẩm. Hay ví dụ khác, trước đây một sản phẩm khi bán ra, khách hàng cần giữ giấy bảo hành để khi cần bảo hành thì có giấy tờ hợp lệ. Nhưng ngày nay, nếu sử dụng hệ thống ERP thì việc này sẽ được gọi là "bảo hành điện tử", có nghĩa là khách hàng không cần phải giữ bất kỳ giấy tờ gì, chỉ cần cung cấp số điện thoại hoặc email, doanh nghiệp sẽ truy xuất thông tin trên hệ thống ERP và tiến hành bảo hành cho khách hàng. Như vậy thay vì sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm rời rạc, dữ liệu không có tính liên kết thì sử dụng phần mềm ERP sẽ tích hợp tất cả các thông tin để một bộ phận bất kỳ có thể truy xuất được ngay dữ liệu mình cần một cách nhanh chóng và chính xác.

- Thứ ba, phần mềm ERP trợ giúp nhà quản lý ra quyết định. Là doanh nghiệp thương mại, bạn sẽ phải ra quyết định tháng này mua mặt hàng gì, mua bao nhiêu? Tháng này phải bán khuyến mãi mặt hàng gì để đẩy hàng tồn kho? Tháng này phải tuyển thêm người cho bộ phận nào? Là doanh nghiệp sản xuất bạn sẽ phải quyết định tháng này sản xuất bao nhiêu sản phẩm? Tháng này phải mua nguyên vật liệu gì? mua ở đâu? Kế hoạch sử dụng và bảo trì máy móc như thế nào?... Hệ thống ERP xuất ra những báo cáo cần thiết để từ đó nhà quản lý sẽ có những quyết định đúng đắn.

2. Các tính năng của phần mềm VIETMANA

Dưới đây là mô tả một số tính năng chính của phần mềm. Ngoài ra nếu quý khách cần các chức năng khác hoặc chức năng đặc thù được thiết kế riêng xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để thảo luận thêm chi tiết

- Phân hệ bán hàng. Phân hệ này làm các công việc quản lý báo giá, quản lý đơn đặt hàng, quản lý đóng gói, quản lý giao hàng, quản lý hóa đơn bán hàng, và quản lý hàng trả về.

- Phân hệ mua hàng. Phân hệ này làm các công việc quản lý yêu cầu mua hàng, quản lý báo giá mua, quản lý đơn hàng mua, lập kế hoạch mua hàng, quản lý kiểm tra và nhận hàng, quản lý hóa đơn nhà cung cấp, quản lý thanh toán cho nhà cung cấp.

- Phân hệ quản lý kho. Phân hệ này quản lý thông tin hàng hóa, bao gồm, tên hàng, mã hàng, tình trạng tồn kho, hạn sử dụng. Hàng hóa có thể được thiết lập chính sách chiết khấu riêng cho từng khách hàng. Hàng hóa có thể tùy biến thuộc tính, ví dụ màu sắc, kích thước, tính năng,... để xuất bản sang hệ thống ecommerce.

- Phân hệ quản lý sản xuất. Phân hệ này quản lý các lệnh sản xuất, lên kế hoạch sản xuất, quản lý bảng danh mục nguyên vật liệu (BOM), quản lý bảng danh mục thao tác (BOO), quản lý tiến độ sản xuất.

- Phân hệ tài chính. Phân hệ này quản lý danh mục tài khoản kế toán, các định khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền, báo cáo lãi lỗ.

- Phân hệ quản lý mối quan hệ khách hàng. Phân hệ này quản lý việc tìm kiếm khách hàng mới và lịch sử giao tiếp với khách hàng cũ. Ví dụ khách hàng quan tâm tới sản phẩm nào? Đã có ai giới thiệu gì cho khách hàng chưa? Khách hàng có yêu cầu báo giá không? Hoặc đối với khách hàng cũ, thì lịch sử mua hàng như thế nào, lịch sử bảo hành ra sao? Có thông tin gì cần lưu ý không? Mục đích của phân hệ này là để một nhân viên bất kỳ khi làm việc với khách hàng là có thể nắm rõ tình hình trước đó của khách hàng giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt nhất.

3. Một số hình ảnh phần mềm VIETMANA

4. Báo giá

Chi phí cho phần mềm bao gồm ba chi phí là chi phí triển khai, chi phí đào tạo, và chi phí bảo trì. Triển khai là quá trình thiết lập các cấu hình hệ thống, cài đặt phần mềm lên server riêng của khách hàng, thống nhất các quy trình kinh doanh để áp dụng vào phần mềm, cài đặt các dữ liệu ban đầu như dữ liệu về khách hàng, dữ liệu về hàng hóa,... Chi phí đào tạo dành cho việc đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm. Và cuối cùng chi phí bảo trì và đồng thời là phí bản quyền được thanh toán hàng tháng, chi phí này cũng đã bao gồm cho việc sửa lỗi phần mềm nếu có.

Bởi vì mỗi doanh nghiệp có đặc thù và có nhu cầu khác nhau, có quy trình hoạt động khác nhau, trình độ nhân viên khác nhau,... Nên trước khi có báo giá chi tiết, cần có sự đàm phán giữa khách hàng và VIETMANA để hai bên hiểu và đạt được thỏa thuận. Báo giá sẽ dựa vào các đặc điểm nêu trên để tính toán chi phí mà khách hàng cần phải trả khi sử dụng phần mềm ERP của chúng tôi. Xin liên hệ với chúng tôi theo thông tin ở phần liên hệ dưới đây để nhận báo giá chi tiết.